Dentro de la institución, el aseguramiento de la calidad es, básicamente, un sistema documental de trabajo, en el cual se establecen reglas claras, fijas y objetivas sobre todos los aspectos ligados al proceso de formación de pregrado y postgrado, es decir, desde el diseño, planeación, producción, presentación, distribución, servicio a egresados, empleadores, comunidad en general y las técnicas estadísticas de control del proceso, además de la capacitación del personal.
Ello significa monitorear que a lo largo de todo el proceso de formación se cumplan las instrucciones de trabajo y se respeten los planes de estudios definidos para el servicio.
Un sistema de aseguramiento de la calidad se complementa con otros métodos y filosofías de calidad, en virtud de que los factores que abarca permiten establecer un soporte documental para evaluar el desempeño de la institución a partir de registros de calidad, mismos que sirven para obtener datos confiables y objetivos, para mantener un control real y efectivo sobre el proceso principal (docencia).
El aseguramiento de la calidad es una metodología que está siendo aceptada por innumerables universidades nacionales y extranjeras y que ha mostrado sus bondades en las diferentes ramas de la educación (pregrado, postgrado, educación continua).
Sistema documental
La filosofía del sistema de la calidad supone que si las actividades son planeadas, programadas y documentadas, es más fácil repetir una y otra vez los procesos operativos que logran los estándares de calidad deseados.
La importancia de este sistema documental radica principalmente en que se pasa de una cultura oral a una cultura escrita; en que se especifican con claridad los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada área, los compromisos de calidad, las especificaciones técnicas (Programas de asignaturas, Planes de estudios, Perfil de egreso , etc.) que deben cubrir los servicios ofrecidos, los métodos de verificación y prueba, así como los registros de atención y servicio que se brinda a los grupos de interés.
De cada uno de estos factores se obtienen datos estadísticos que sirven para evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a un proceso de mejora continua; que evoluciona permanentemente desde adentro de la institución hacia afuera, trayendo por consecuencia un círculo virtuoso en el que cada vez se encadenan más grupos de interés y mejoran la calidad de sus servicios.
Sistema de aseguramiento de la calidad
El método más aceptado por las empresas alrededor del mundo hoy en día, es el sistema de aseguramiento de la calidad.
El sistema de aseguramiento de la calidad, permite manejar un mismo lenguaje metodológico y es aplicable a cualquier tipo de institución, con el único requisito de adecuarlo a los conceptos y terminología propios de cada actividad.
¿Cómo se implanta un sistema de aseguramiento de la calidad?
Para implantar un sistema de aseguramiento de la calidad, se deben llevar a cabo una serie de actividades que involucran a la institución y que van desde la definición de una política de calidad, hasta la aplicación de los controles de calidad que exige el sistema.
A continuación se presentan los aspectos más relevantes que se deben considerar para la implantación:
1. Definición de una política de calidad.- En cada universidad, la alta dirección (asamblea de socios, junta directiva, rector) debe establecer con claridad sus objetivos y hacerlos del conocimiento de todo su personal, y las directrices generales para alcanzarlos. Esto le obliga a promover y desarrollar en todos los niveles la conciencia de lo que es la calidad, junto con indicar constantemente la importancia que para la universidad tienen sus grupos de interés. Es indispensable que se informe al personal que los servicios proporcionados con mala calidad redundan en altos costos económicos y de imagen de la institución.
2. Ejercer la calidad.- La alta dirección debe establecer las funciones de mando y de gestión que correspondan, con el fin de que en cada nivel de la universidad, los trabajadores apliquen la política de calidad que ha sido determinada.
3. Diseñar el modelo de aseguramiento de calidad para la universidad.- Aunque existen modelos o esquemas generales que señalan secuencias de trabajo, responsabilidades y procedimientos, es importante cuidar que la selección de éstos considere desde la alta dirección hasta el último de los trabajadores.
4. Acreditación y/o certificación.- Una vez que se han cubierto los requisitos anteriores, la universidad deberá buscar la acreditación y/o certificación de algún órgano acreditado para ello. Esto le permitirá mostrar a sus grupos de interés que sus servicios reúnen las condiciones de confiabilidad que cualquier consumidor necesita.
Para realizar los objetivos antes descritos, es importante que la autoridad universitaria considere: